Ooit volgde ik een training SQL tuning. Niet omdat dit nodig was, maar omdat het budget op moest. Een aantal collega’s had voor deze training gekozen. Ik was net in dienst en werd meegestuurd. Ik vond het prima, maar ook vreemd. Hoezo ‘het budget moet op’?

Al snel leerde ik dat organisaties overal potjes voor hebben. En dat deze potjes aan het eind van het jaar leeg moeten zijn. Anders krijg je het volgende jaar minder. En dat wil niemand.

Bij het IT-budget is dat vaak anders. Aan het eind van het IT-budget zijn er vaak nog een aantal maanden van het jaar over. De IT-begroting blijkt een jaarlijks zwart gat. Elk jaar verdwijnt er meer geld in dan vooraf was begroot.

Is dat niet te voorkomen?

Vooral bij kleinere organisaties ontbreekt het aan de nodige kennis om een goede IT-begroting te maken. Er is uiteraard wel een financieel adviseur of accountant die de begroting opmaakt. Maar die neemt meestal de begroting van vorig jaar en hoogt deze op met een aantal procenten.

Als je het op die manier doet, is het niet gek dat de begroting elk jaar overschreden wordt.

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt ook voor de IT-begroting. Dus stop met het ophogen van het budget met een aantal procenten. Pak het serieus aan.

Hoe je dat doet?

Stel een IT-jaarplan op. Hierin wordt beschreven welke IT-doelen dat jaar behaald moeten worden en wat er voor nodig is deze te bereiken. Om dit goed te doen is een visie op IT en inzicht in het IT-landschap nodig.

In het jaarplan wordt beschreven welke apparatuur en software dat jaar vervangen of geüpdatet moet worden. Apparatuur is na vijf jaar afgeschreven. Vervang het dan ook na vijf jaar. Dit voorkomt onverwachte ad-hoc uitgaven. Daarnaast zorgt het ervoor dat het IT-landschap beheersbaar en veilig blijft. Hetzelfde geldt voor de software. Zorg ervoor dat je weet wanneer de ondersteuning op door jouw gebruikte software verloopt. Plan de vervanging van deze software en neem dit op in het jaarplan.

Daarnaast wordt beschreven welke nieuwe investeringen er nodig zijn. Van de vervanging en implementaties worden projecten gemaakt, zodat deze gestructureerd worden opgepakt. Onderdeel van deze projecten is een begroting waarin je ook rekening houd met overheadkosten.

Natuurlijk blijf je doorlopende IT-kosten houden. Verhoog deze niet klakkeloos met 3%. Controleer dit in je contract welke CBS index je leverancier gebruikt voor de indexering en pas deze toe.

Houd ondanks alles rekening met onvoorziene kosten. Reserveer 10% van het bedrag dat je nu hebt begroot voor onvoorzien.

Deze tips kort en overzichtelijk bij elkaar? Download hier de Grip op IT budget checklist.